POLITIQUE SUR LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dernière mise à jour : mai 2023
En conformité avec la Loi 25 - Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé - entrée en vigueur le 22 septembre 2021

Qui sommes-nous
Groupe Mercille Inc. est une entreprise familiale basée à Longueuil et est propriétaire d’un important parc immobilier de la Rive-Sud de Montréal. Nous comptons 1234 locataires résidentiels répartis dans sept (7) immeubles ainsi qu’un immeuble commercial de près de 375 000 pieds carré incluant des locataires commerciaux. Nous sommes propriétaire et assurons la location et la gestion de nos immeubles.

Introduction
1. Nous reconnaissons que votre vie privée est très importante et la prenons au sérieux. Cette Politique sur la confidentialité des renseignements personnels (« Politique ») décrit les procédures de Groupe Mercille (« l’Entreprise ») sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations lorsque vous entrez en relation d’affaires avec l’Entreprise ou visitez et/ou utilisez le site Web de cette dernière accessible à partir de l’adresse suivante https://groupemercille.com/ (« Site Web »).
2. Nous n’utiliserons ni ne partagerons vos informations personnelles avec quiconque, sauf pour les fins décrites dans la présente Politique.

Collecte et utilisation
3. Nous pouvons recueillir et traiter différents types de données personnelles dans le cadre de l’exploitation de notre entreprise et de la prestation de nos services. Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont nécessaires afin de vous fournir nos différents services. Dans la mesure du possible, nous indiquons les champs obligatoires et les champs facultatifs, Nous pouvons notamment recueillir les renseignements personnels suivants:

  • des détails personnels de base comme votre nom et votre titre d’emploi;
  • des coordonnées comme votre numéro de téléphone et votre adresse postale ou courriel;
  • des données financières comme de l’information relative à un paiement ou des coordonnées bancaires;
  • des données judiciaires comme de l’information sur vos antécédents criminels et pénales;
  • des données démographiques comme votre adresse, vos préférences ou vos intérêts;
  • des renseignements d’identification et d’autres renseignements de vérification des antécédents comme une copie de passeport ou de facture de services publics ou de la source de fonds dans le cadre de nos procédures d’acceptation de nos clients;
  • des données liées au recrutement comme votre curriculum vitae, vos études et vos antécédents professionnels et d’autres renseignements pertinents au recrutement éventuel au sein de l’entreprise;
  • l’utilisation de sites Web et d’autres données techniques comme les détails de vos visites sur notre site; et
  • toutes les autres données personnelles vous concernant que vous pourriez fournir

4. Nous garantissons que nous mettons tout en place pour nous conformer à l’ensemble des exigences de la réglementation qui vous affecte et que nous respectons les grands principes en matière de protection des données tel qu’actuellement en vigueur à travers le monde.

Comment nous recueillons les données personnelles à votre sujet
5. Nous pouvons recueillir ou recevoir vos données personnelles de plusieurs façons différentes :

  •  lorsque vous nous les fournissez directement, par exemple en communiquant avec nous par courriel, par téléphone ou par d’autres interactions directes avec nous comme remplir un formulaire, faire une demande sur notre site Web ou vous inscrire à l’un de nos outils en ligne comme le système d’envoi par courriel Pronotif et l’utiliser;
  • lorsque nous fournissez des informations vous concernant telles que votre nom et adresse e-mail lors de vos demandes de location et/ou de service de maintenance via le Site Web. Nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour vous envoyer des notifications relatives au Site Web (y compris les avis exigés par la loi, au lieu de la communication par courrier postal) et pour répondre directement à vos demandes, le tout en respectant les règles de la Loi canadienne anti-pourriel;
  • lorsque nous surveillons l’utilisation de nos sites Web, via un fournisseur tiers, ou d’autres communications par courriel envoyées ou reçues par l’Entreprise, ou les interactions avec ces éléments;
  • des sources tierces, par exemple, lorsque nous recueillons des renseignements à votre sujet pour nos vérifications de qualification qui font partie de nos procédures d’acceptation de locataire ou lorsque nous recevons des renseignements à votre sujet de la part d’agences ou de site de recrutement à des fins de recrutement;
  • des sources disponibles publiquement – nous pouvons, par exemple, utiliser de telles sources pour nous aider à vérifier les critères de qualification de nos locataires (notamment des enquêtes de crédit ou des antécédents judiciaires) et garder à jour et exactes les coordonnées que nous avons déjà à votre égard et à des fins de vérification d’identité.

Comment nous utilisons vos données personnelles
6. À moins d’avoir votre consentement, nous utilisons vos données personnelles seulement lorsque la loi applicable nous autorise à le faire. Voici les différentes applications qui justifient notre utilisation de vos données personnelles :

  • Exécution d’un bail de location et renouvellement: lorsque vos renseignements sont nécessaires pour négocier, conclure, exécuter ou renouveler le bail avec vous.
  • Intérêts légitimes : lorsque nous utilisons vos renseignements pour répondre à un intérêt légitime et que nos raisons pour les utiliser l’emportent sur tout préjudice à vos droits en matière de protection des données.
  • Recours en justice : lorsque vos renseignements sont nécessaires pour que nous puissions nous défendre dans un recours intenté contre nous ou intenter une poursuite ou présenter une réclamation contre vous ou contre un tiers, selon le cas.
  • Avec votre consentement : lorsque vous avez consenti à l’utilisation de vos renseignements (on vous aura donné un formulaire de consentement ou un moyen d’exprimer votre consentement relativement à cette utilisation et vous pouvez retirer votre consentement à l’aide d’un moyen similaire).
  • Nous pouvons utiliser vos données personnelles également à ces fins :
  • Afin de vous fournir des services tels que le service à la clientèle, de maintenance ou d’améliorations locatives ou lors d’urgence;
  • Afin de faciliter l’utilisation de notre site Web et d’assurer que le contenu est pertinent – afin de répondre aux demandes de renseignements ou aux questions des visiteurs de notre site Web et d’assurer que son contenu est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil (voir notre section Site web de l’Entreprise et témoins de connexion « cookies » pour plus d’information); • À des fins de recherche et de développement – sondage et analyse afin de mieux comprendre vos besoins afin de développer nos services et nos offres de services;
  • À des fins de recrutement – afin de nous permettre de traiter des demandes d’emploi soumises et afin d’évaluer si vous êtes apte à occuper le poste au sein de l’Entreprise pour lequel vous avez soumis votre candidature;
  • Afin de nous acquitter de nos obligations légales à titre de Locateur – afin de nous conformer à nos obligations liées au bail de location; aussi, nous pouvons dans le cadre de nos obligations devoir faire des vérifications d’antécédents pertinentes (si des renseignements faux ou inexacts sont fournis et qu’une fraude est repérée ou soupçonnée, les détails peuvent être transmis aux tribunaux habilités en la matière et peuvent être enregistrés par nous ou par eux); afin de faire appliquer nos droits légaux, de nous acquitter de nos obligations légales de communication de l’information et/ou de protéger les droits de tiers;
  • Afin de nous assurer d’être payés – afin de recouvrer des sommes qui nous sont dues et, si nécessaire, d’exécuter un tel recouvrement en retenant les services d’agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres mesures judiciaires (notamment intenter et mener des procédures judiciaires et devant les tribunaux);
  • Pour entrer en contact avec vous – afin de vous aviser de changements dans nos procédures et nos règlements, de travaux de toute nature touchant les immeubles ou votre unité et/ou touchant nos services en général;
  • Afin de nous réorganiser ou apporter des changements à l’Entreprise – si nous faisons l’objet d’une réorganisation (par exemple, si nous fusionnons ou regroupons nos activités avec une autre entreprise ou si nous cédons une partie ou la totalité de notre entreprise), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité de vos données personnelles à la tierce partie visée (ou à ses conseillers) dans le cadre d’un processus de vérification diligente ou transférer auprès de l’entité ou de la tierce partie issue de la réorganisation vos données personnelles aux mêmes fins que celles énoncées dans le présent avis de confidentialité ou afin d’analyser toute réorganisation proposée;

Comment et avec qui nous partageons vos renseignements personnels
7. L’Entreprise est un propriétaire immobilier local et, à ce titre, les données personnelles que nous recueillons ou que vous nous fournissez peuvent être partagées à l’intérieur de l’entreprise par les employés attitrés à des fonctions particulières de vérification aux fins décrites plus haut. Cela dit, des mesures sont mises en place par l’Entreprise afin que seuls les employés qui doivent accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leur travail puissent le faire, et que ceux-ci soient au courant des mesures à prendre pour en assurer la protection;
8. Nous pouvons également partager vos données personnelles avec les diverses catégories de tiers suivantes :

  • nos conseillers juridiques, des tiers habilités à la vérification des antécédents judiciaires et financiers, nos auditeurs ainsi que les tribunaux le cas échéant;
  • les fournisseurs de services tiers à qui nous impartissons certaines fonctions telles que des services de gestion de l’information et des documents, de soutien administratif, de technologie et de TI, des services de maintenance et de protection des incendies (nous avons des ententes en place avec ces fournisseurs de services afin de protéger la confidentialité et la sécurité de l’information (y compris les données personnelles) qui est partagée avec eux);
  • d’autres conseillers ou experts externes tiers qui sont engagés dans le cadre des services que nous fournissons à nos clients et avec leur consentement préalable, comme des avocats, des conseillers juridiques locaux et des fournisseurs de services de technologie comme les plateformes de preuve électronique et d’examen de documents.

9. Nous pouvons également traiter vos données personnelles pour répondre à nos obligations, ce qui peut comprendre la divulgation de vos données personnelles à des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi relativement à des demandes de renseignements, des procédures ou des enquêtes de leur part n’importe où dans le monde ou là où nous sommes obligés de le faire. Lorsque nous sommes autorisés à le faire, ou à moins que cela ne compromette la prévention ou la détection d’un crime, nous vous transmettrons une telle demande ou vous aviserons avant d’y répondre.
10. L’Entreprise peut partager vos informations personnellement identifiables avec des tiers dans le but d’améliorer votre expérience lors de l’accès et / ou l’utilisation du Site Web. Si tel est le cas, l’utilisation de vos informations par ces tierces parties sera sujette à la présente Politique. Nous pouvons stocker des informations personnelles dans des endroits en dehors du contrôle direct de l’Entreprise (par exemple, sur les serveurs ou les bases de données hébergées par des tiers fournisseurs d’hébergement).
11. La Société peut divulguer vos renseignements personnels si cela est requis par la loi ou une citation à comparaître ou si nous croyons qu’il est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une loi, un règlement ou une demande légale; pour protéger la sécurité de toute personne; à lutter contre la fraude, la sécurité ou des problèmes techniques; ou pour protéger les droits ou la propriété de La Société.

Hébergement et transfert internationaux de renseignements personnels
12.Afin de nous permettre de vous fournir nos services, nous pouvons, à travers nos fournisseurs de services tiers, traiter et héberger les renseignements recueillis ailleurs qu’au Québec. Le cas échéant, nous nous assurons de respecter les lois applicables au Québec quant au transfert de renseignements personnels et veillons à ce que nos fournisseurs de services respectent les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. Nous mettons également en oeuvre des clauses contractuelles afin d’assurer la protection des renseignements personnels ainsi transférés.
13. En communiquant vos renseignements personnels à ou en interagissant avec l’Entreprise, vous consentez à un tel transfert et hébergement.

Comment nous protégeons vos renseignements
14. L’entreprise utilise des mesures physiques, administratives et techniques commercialement raisonnables pour préserver l’intégrité et la sécurité de vos informations personnelles et éviter que celles-ci soient accédées, divulguées, modifiées ou détruites suite à la violation de l’une de nos mesures physiques, administratives ou techniques. Cependant, nous ne pouvons pas garantir la sécurité absolue des informations que vous transmettez à l’entreprise via ses différentes plateformes.
15. Tel que mentionné, bien que le risque zéro n’existe pas en informatique, l’entreprise a pris des mesures nécessaires pour garantir la sécurité de vos informations personnelles :

  • Le Site Web, les extensions, les scripts et les autres codes de programmation permettant les diverses fonctionnalités du Site sont régulièrement mis à jour pour corriger toute éventuelle faille de sécurité;
  • L’accès à l’administration de ce Site Web et aux services liés (tels que Google Analytics, boîte de courriels etc.) est sécurisé par un mot de passe ;
  • L’accès aux interfaces de gestion de vos informations personnelles passe par un navigateur Web sécuritaire régulièrement mis à jour et par des appareils équipés de dispositifs de sécurité (verrouillage automatique, logiciels et applications antivirus, mots de passe, etc.);
  • Ce Site Web utilise un certificat de sécurité SSL qui garantit le chiffrement de vos données lorsqu’elles sont envoyées depuis votre appareil vers le serveur informatique;
  • Des outils ont été installés sur le Site Web afin d’analyser, de détecter et d’éradiquer en permanence des menaces malveillantes potentielles. Ces menaces incluent les codes malveillants (malwares), les URL malicieuses et les tentatives de piratage.

16. La sûreté et la sécurité de vos renseignements personnels relèvent également de votre responsabilité. Dans l’éventualité où vous avez accès à une section du Site protégée par un mot de passe propre à vous, vous êtes responsable de la protection de celui-ci. Nous vous demandons de ne pas partager votre mot de passe avec qui que ce soit d’autre. Si vous soupçonnez que votre mot de passe a été compromis, veuillez nous en aviser à l’aide des coordonnées qui se trouvent dans le bas de cette Politique.

Pendant combien de temps nous conservons vos données personnelles
17. Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement des fins auxquelles ces données ont été recueillies et des autres fins connexes autorisées (par exemple, certains détails concernant une opération et la correspondance liée à des services juridiques que nous fournissons peuvent être conservés jusqu’à ce que le délai de prescription applicable aux réclamations à l’égard de l’opération ait expiré ou afin de respecter les exigences réglementaires à l’égard de la conservation de telles données).
18. Vos informations personnelles sont conservées par l’Entreprise uniquement pour le temps correspondant aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, et ce, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit exigée ou autorisée par la loi. Si nous n’avons plus d’intérêt commercial légitime de continuer à traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les anonymiserons conformément à la loi.
19. Si vos données personnelles sont utilisées à des fins multiples, nous les conserverons jusqu’à l’accomplissement des fins nécessitant la période la plus longue; mais nous cesserons de les utiliser à des fins précises aussitôt que les fins en question auront été accomplies. Nos périodes de conservation sont également fondées sur nos besoins commerciaux et les pratiques exemplaires.

Vos choix concernant vos données
20. Vous pouvez, bien sûr, refuser de soumettre des informations personnellement identifiables à travers le Site Web ou changer vos préférences quant à la collecte de vos renseignements, auquel cas l’Entreprise peut ne pas être en mesure de vous donner accès à certaines pages Web ou fonctionnalités. Si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels, nous vous aviserons des impacts de cette décision pour vous éclairer à ce sujet.
21. Si vous souhaitez revoir, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez également nous envoyer un courriel à rprp@groupemercille.com pour demander l’accès, la correction ou la suppression de tout renseignement personnel que vous nous avez fourni. Il se peut que nous n’acceptions pas une demande de modification des renseignements si nous pensons que la modification violerait une loi ou une exigence légale ou donnerait lieu à des informations incorrectes dans nos dossiers.
22. Avant de vous donner accès à vos renseignements, vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou pour effectuer les changements demandés, nous pouvons vous demander des informations afin de nous aider à confirmer votre identité ainsi que votre droit d’accès à ces renseignements. Dans certains cas, les lois applicables peuvent nous obliger à refuser de vous donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou que nous pouvons avoir détruites, effacées ou rendues anonymes conformément à nos obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
23. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Ces restrictions peuvent inclure, par exemple, l’implication d’informations sur une autre personne qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles, ou des informations difficiles à obtenir et dont le coût d’obtention serait prohibitif.

Site web de l’Entreprise et témoins de connexion (« cookies »)
24. Notre politique d’utilisation des cookies vous permet de mieux comprendre les dispositions que nous mettons en oeuvre en matière de navigation sur notre Site Web.
25. Lors de chaque connexion sur le Site Web, nous utilisons des témoins (plus communément appelé « cookies ») pour stocker ou récupérer des renseignements de votre navigateur. Un témoin est un petit élément d’information (fichier texte) qu’un site Web, lorsque vous l’utilisez, demande à votre navigateur de stocker sur votre appareil afin de se rappeler des renseignements à votre sujet, telles vos préférences en matière de langue, l’appareil informatique que vous utilisez, votre adresse IP, votre pays d’origine, votre type de navigateur ou de système d’exploitation, la date et l’heure à laquelle vous accédez au site et les pages visitées. Les types de cookies utilisés sont généralement classés en quatre catégories :

  • A. Les cookies strictement nécessaires : Ils sont utiles afin que le Site Web fonctionne normalement et ces derniers ne peuvent être désactivés.
  • B. Les cookies de rendement (exemple : Google Analytics) : Ceux-ci permettent de comptabiliser les visites et les sources de trafic sur notre Site Web. Si ces derniers sont désactivés, nous ne pourrons savoir à quel moment vous avez visité notre Site Web. Ces cookies sont anonymes.
  • C. Les cookies de fonctionnalité : En cas de désactivation, ces témoins feront en sorte que nos fonctionnalités ne seront pas optimales, voire défaillantes.
  • D. Les témoins de ciblage (exemple : Facebook, LinkedIn) : Ils servent à regrouper des renseignements sur vos activités sur notre Site et sur d’autres sites afin de dresser un profil de vos intérêts. En les désactivant, vous vous soustrayez à notre publicité ciblée sur d’autres sites Web.

26. Une fois créés, les cookies ne contiennent généralement aucune information personnelle, en dehors de l’URL du site Web qui a créé le fichier témoin, de la durée relative aux capacités et aux effets du fichier, ainsi qu’un code aléatoire, chiffré et unique. Le serveur informatique du Site Web ne peut lire que les cookies qu’il a lui-même placés dans votre appareil; il n’a accès à aucune autre information se trouvant sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile. Ainsi, les fichiers témoins ne peuvent pas analyser votre appareil et effectuer des recherches sur celui-ci pour découvrir vos informations personnelles. En raison du peu d’informations contenues dans un fichier témoin, il ne peut généralement pas être utilisé pour révéler votre identité ou des informations vous identifiant personnellement.
27. En résumé, les cookies sont utilisés afin de faciliter la navigation dans les pages du Site Web, mesurer notre performance, ainsi que pour compiler des données statistiques.
28. Vous pouvez, à tout moment, paramétrer votre navigateur afin de bloquer les cookies. Toutefois, vous devez être avisés que cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le Site Web ou qu’il cesse de fonctionner. Le cas échéant, la Société décline toute responsabilité concernant les conséquences liées à la dégradation de vos conditions de navigation qui interviennent en raison de votre choix de refuser, supprimer ou bloquer les cookies nécessaires au fonctionnement du Site. Ces conséquences ne sauraient constituer un dommage et vous ne pourrez prétendre à aucune indemnité de ce fait.
29. Chaque fois que vous accédez à une page web, des informations concernant tous les événements qui surviennent durant votre navigation sont automatiquement signalées par votre navigateur. Lorsque vous utilisez le Site Web, nos serveurs enregistrent automatiquement certaines informations que votre navigateur envoie chaque fois que vous visitez notre site web dans des journaux de serveurs. Ces journaux de serveur peuvent contenir des informations telles que votre requête web, des adresses IP, le type de navigateur, les pages référant / de sortie, le nombre de clics, des noms de domaine, des pages de destination, les pages vues, et d’autres informations.
30. L’Entreprise peut utiliser Google Analytics pour aider à comprendre l’utilisation du Site Web. Google Analytics collectent les informations envoyées par votre navigateur dans le cadre d’une demande de page Web, y compris les cookies et votre adresse IP. Google Analytics reçoivent également cette information et leur utilisation de celle-ci sont régies par leurs politiques de confidentialité.

Liens vers d’autres sites web
31. Nous ne sommes pas responsables des pratiques employées par les sites Web liés à ou atteignables à partir du Site Web, ni les informations ou le contenu qui s’y trouvent. Rappelez-vous que lorsque vous utilisez un lien pour aller du Site Web vers un autre site, notre politique de confidentialité ne s’applique plus. La navigation et l’interaction sur tout autre site Web, y compris ceux qui ont un lien sur notre Site Web, est soumise à ses propres règles et politiques, et nous vous encourageons à en prendre connaissance.

Changements à notre politique de confidentialité
32. Si nous changeons nos politiques et procédures de confidentialité, nous afficherons ces modifications sur cette page pour vous tenir au courant des informations que nous recueillons, comment nous les utilisons et dans quelles circonstances nous pouvons les divulguer. Les changements à cette politique de confidentialité entreront en vigueur quand ils seront affichés sur cette page.
Communiquez avec nous
29. Si vous avez des questions au sujet de notre approche en matière de protection des renseignements personnels ou si vous souhaitez exercer l’un ou l’autre des droits mentionnés dans la présente Politique, vous pouvez communiquer avec notre agent de protection des données de l’une des façons suivantes :
 

Groupe Mercille
1111, rue St-Charles ouest, bureau 100
Longueuil QC J4K 5G4
Attention : Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : mailto:rprp@groupemercille.com